Skip to main content

O que falta para suas apresentações arrebentarem.

Pare agora para refletir e tente responder:

De todas as apresentações que você leu ou a que assistiu neste mês (em Power Point, Slideshare, Keynote, Prezi ou qualquer ferramenta), quantas você consegue resumir agora em poucas palavras? Quantas ficaram marcadas na sua cabeça e deixaram uma mensagem gravada no seu repertório?

Quantas você leu passando slides aceleradamente até chegar no final?
Quantas você fechou no meio?
Quantas te deixaram com sono?

É bem provável que as respostas para essas últimas três perguntas sejam um número maior do que as das primeiras. E se isso for verdade, não há com o que se preocupar: você não é minoria. Apresentações e pitches de venda tendem a ser complexos e enfadonhas, por uma razão compreensível: quem quer muito transmitir uma mensagem e convencer alguém normalmente tem muito a dizer sobre o tópico abordado. Um bom vendedor domina o produto, serviço ou ideia que oferece. Entretanto, nem por isso é aceitável que um barril de informações pouco relevantes seja inserido no seu discurso. Ou que você seja prepotente a ponto de achar que o que você tem a dizer é TÃO INTERESSANTE que qualquer profissional vai querer dominar o assunto também.

Há uma cascata de sites por aí que listam dicas visuais a serem adotadas na sua apresentação, mas poucos exploram posturas que você precisa ter em mente enquanto arquiteta um projeto ou uma defesa para alguém. Aqui vão, então, algumas sugestões que eu considero valiosas.

 

1. Apresentação é apresentação. Portfólio é portfólio.

apresentações

Apresentações  são feitas por pessoas. Pessoalmente, por videoconferência, por telefone, seja como for: alguém é responsável por comandar a apresentação. A mais comum das dicas de apresentações é o uso de tópicos ao invés de longos textos e isso tem um porquê de ser. Uma coisa é o material que você deixa com algum cliente em uma pasta ou o que você envia para o seu chefe por e-mail. Catálogos, relatórios de resultados, análises de pesquisas, media kits: tudo isso você pode distribuir a torto e a direito, sem se preocupar em apresentar. Mas uma apresentação tem que ser conduzida por alguém, seja para engajar uma equipe, apresentar um projeto, defender uma ideia ou vender um produto. E se a apresentação é conduzida por alguém, esse alguém não pode desempenhar um papel de coadjuvante no processo. Pelo contrário: ele será responsável por transmitir o conteúdo mais relevante e por convencer seu interlocutor. Sendo assim, tudo o que for exibido na sua apresentação vai servir como uma espécie de reforço das mensagens transmitidas por quem apresenta (e não o contrário). Por isso é que na apresentação devem estar somente os tópicos relevantes. A fundamentação fica por sua conta. Não se preocupe com a transcrição de tudo o que for dito na apresentação. Afinal, você está montando uma apresentação, não um memorando. Se necessário, crie a versão “memorando” do seu discurso para enviar por e-mail, por exemplo, mas tenha em mente isso é só um recurso adicional e não um ferramental que pode substituir uma boa apresentação.

 

2. Mantenha-se fiel à mensagem principal.

apresentações

É como na criação publicitária. Ao criar um anúncio, você precisa de uma afirmação básica e de um conceito criativo para vender seu diferencial. O mesmo vale para uma apresentação. Só que, nela, essa lógica precisa valer para todas as fases e todos os slides. Se você trabalha em agência e quer oferecer seus serviços a um cliente que não tem a menor intenção de discutir com você alternativas de comunicação em plataformas offline, por exemplo, para quê alugar o pobre coitado falando dos prêmios ou dos feitos que sua agência conseguiu com campanhas em jornal ou revista? No máximo, cite isso para que ele esteja ciente de que pode buscar saber mais a respeito com você depois. Mas seja objetivo e mantenha-se ligado ao que deve ser foco na apresentação.

 

3. Dados não relevantes devem ser suprimidos.

apresentações

Seja econômico nos dados. Apresentar uma lista enorme de clientes para conseguir mais um, por exemplo, pode ter um efeito mais negativo do que positivo (“quero um atendimento mais exclusivo e, pelo visto, essa empresa não vai poder me dar”). Já pensou em listar aqueles que são do setor do cliente buscado, ou aqueles que são mais relevantes? E quanto aos projetos? Dos projetos que você concluiu no último ano, você realmente acha que todos vão fazer os olhos do seu interlocutor brilharem? Se você é um diretor de arte com mais de 15 anos de trabalho buscando emprego, acha mesmo que CADA ARTE que você fez em 15 anos precisa ser apresentada para mostrar o seu potencial?

Tudo o que não é relevante precisa ser abolido de qualquer apresentação. E o que é relevante normalmente pode ser abreviado.

Faço aqui uma ressalva especial para o tópico de “histórico”. Falar do seu histórico para apresentar um nova ideia ou produto pode ser um recurso eficiente para ganhar confiança e mostrar tradição. Mas entenda: numa apresentação, o histórico é algo que normalmente serve para contextualizar o interlocutor, para mostrar quem você é. Portanto, é um elemento adicional (ainda que relevante). Tratar um assunto como “histórico” em lista cronológica, por exemplo, é um tiro no pé quase certo. “Histórico” e “lista” não combinam. Encontre outra forma de falar do seu histórico para não fazer com que seu interlocutor perca o interesse.

 

4. Dados complexos relevantes devem ser simplificados.

img04

Ser econômico nos dados e no texto não significa ser econômico nas informações. Os recursos visuais estão aí para ajudar você e, nesse aspecto, há muitos deles que podem tornar sua informação menos complexa e mais fácil de ser assimilada. Tabelas são incríveis nos relatórios. Infográficos são incríveis para explicar conteúdos editoriais e fenômenos. Fluxogramas, cronogramas e organogramas reinam na tradução dos processos. Vídeos podem resumir cases e ideias complexas de forma concisa. Não poupe sua apresentação de soluções que a tornem mais compreensível.

Faço, porém, mais duas ressalvas:

Ressalva 1: Cuidado com tabelas enormes ou confusas. Você certamente já quebrou a cabeça tentando encaixar uma tabela em uma folha A4 para imprimir. Pois bem, quando isso acontece e você quer explodir a Microsoft pelas opções de impressão atribuídas ao Excel, lembre-se de reavaliar o formato da sua tabela. Ela precisa desse tamanho todo, de todas essas colunas, linhas e informações?

Ressalva 2: Criativos tiveram verdadeiros orgasmos com a difusão de plataformas como o Prezi ou o Keynote. Não é para menos: elas vieram para quebrar a hegemonia do Power Point, fizeram com que este mesmo se reinventasse e trouxeram diversidade e alternativas na escolha da linguagem das suas apresentações. Mas não se iluda: mais importante do que inovar é conhecer sua mensagem e seu interlocutor. Em algumas ocasiões, uma tela banca com três bullets pretos ainda é sim a melhor alternativa para se fazer entender.

 

5. Contextualize.

img05

Tudo fica mais fácil de ser compreendido quando você leva sua mensagem para o mundo do interlocutor. Está se candidatando a uma vaga? Mostre como você pode fazer diferença para aquela empresa. Está vendendo um projeto? Explore o potencial de lucro dele para seu cliente. Quer emplacar uma ideia na empresa? Explique para os chefes e departamentos como ela é disruptiva e revolucionária. É muito mais simpático e vantajoso se colocar no lugar do interlocutor do que esperar que ele se coloque no seu.

 

6. Imagens falam.

img06

Nem tudo o que é informado precisa estar escrito. Nem tudo que é dito fica melhor se formatado como texto. Imagens e vídeos podem substituir blocos gigantes de texto ou longos discursos – e de forma muito mais eficiente. Não subestime o poder de interpretação do seu interlocutor.

 

7. Siga uma sequência lógica.

img07

Parece pouco inovador que você apresente propostas sempre com uma estrutura semelhante (por exemplo: apresentação – contextualização – explicação – diferenciais – investimento – cronograma – outputs). Mas, meu caro, minha cara: brigar contra isso é tentar ir contra o funcionamento do cérebro humano. Pode funcionar? Pode. Mas a grande verdade é que na maioria dos casos as ideias são construídas e vendidas assim – não porque as pessoas querem, mas porque o ser humano funciona assim. Precisa conhecer para poder se envolver, precisa se envolver para querer detalhes, precisa ter detalhes para se interessar em investir. E sempre foi assim. Fazer diferente pode até dar certo – tem interlocutor que prefere partir logo para as considerações finais. Mas você precisa se preparar para contar sua história completa. E ela precisa ter uma ordem lógica.

 

8. Domine o tema (e saiba o nível de conhecimento que o seu interlocutor tem dele).

img08

Espera-se que quem apresenta algo saiba mais a respeito do assunto abordado do que aquilo que é exposto ou dito em uma apresentação. Então, faça sempre a sua lição de casa de informe-se antes de apresentar algo. Tão importante quanto isso é entender também com quem você estará lidando e qual é o grau de entendimento do assunto que este interlocutor tem. Em outras palavras: sua apresentação não pode ser a mesma tanto para alguém nível júnior como para alguém nível sênior.

 

9. NÃO MINTA.

img09

Assim mesmo, em caixa alta. Há poucas situações constrangedoras como a que se cria quando alguém questiona dados que você supostamente deve saber e apresentar de forma transparente em uma palestra ou apresentação. Quando esse alguém contrapõe suas informações com outros dados contraditórios (e comprovados), a situação fica pior ainda. Mentir não tem cabimento em momento algum quando se fala em apresentação. Omitir, em poucas vezes, até pode ser uma solução. Mas mentir não. Falamos acima que uma apresentação deve ser objetiva e concisa. Quando todos os dados presentes nela são relevantes, nada passa batido. Qualquer mentira cedo ou tarde será questionada (ou, no mínimo, vai causar estranheza em quem lê/ouve).

 

10. Revise. Compartilhe. Reveja.

img10

Desde a era paleozóica, nunca se ouviu falar de uma primeira versão de apresentação que tenha sido aprovada e apresentada. Sempre haverá a necessidade de revisão, de opiniões alheias, de desligar-se da apresentação e voltar a analisá-la com outros olhos posteriormente… Acostume-se. A vida é assim e é isso que garante a excelência no resultado daquilo que você produz. Com apresentações, não é diferente.

Comente aqui

Ricardo Fernandes

Profissional freelancer de conteúdo e RP. Formado em publicidade, pós graduado em marketing e comunicação integrada. Publicitário, marketeiro e escorpiano. São Paulo/SP